Szenarien für die Zusammenarbeit von EasyTime und gp-Untis

Sie haben vielfältige Möglichkeiten, die Vorteile von EasyTime Unterrichtsverteilung und gp-Untis miteinander zu verbinden. Wie Sie dabei am Besten vorgehen, möchten wir Ihnen an Hand einiger Szenarien vorstellen.

Szenario 1: gp-Untis ist vorhanden, EasyTime kommt neu hinzu.

Sie arbeiten bis jetzt nur mit gp-Untis, und möchten für die Erstellung der Unterrichtsverteilung nun die komfortablen Funktionen von EasyTime verwenden.

Vorgehen:

• Sie haben alle Ihre Stammdaten, die Sie für gp-Untis benötigen, in diesem Programm vorliegen.
• Sie exportieren alle Daten aus gp-Untis:
  - Fächer
  - Lehrkräfte
  - Lehrbefähigungen
  - Klassen
  - falls vorhanden, die Stundentafeln.
  Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten aus gp-Untis importieren'.
• In EasyTime Unterrichtsverteilung legen Sie das erste Schuljahr an. Sie übernehmen dabei keine Werte aus den Vorlagen.
• Sie importieren alle exportierten Daten nach EasyTime Unterrichtsverteilung. Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten aus gp-Untis importieren'.
• Falls notwendig, korrigieren oder ergänzen Sie die importierten Daten. EasyTime stellt Ihnen dazu einen ausführlichen Bericht über den Import zur Verfügung, in dem alle notwendigen Arbeiten aufgelistet sind.
• Erstellen Sie die Unterrichtsverteilung.
• Übertragen Sie die fertige Unterrichtsverteilung nach gp-Untis. Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten nach gp-Untis exportieren'.
• Erstellen Sie in gp-Untis wie gewohnt Ihre Stundenpläne.
• Falls es bei der Erstellung der Stundenpläne Änderungen in der Unterrichtsverteilung gab, übertragen Sie den Unterricht von gp-Untis nach EasyTime. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen aktuell.

Ein Tipp:
Sie können bereits im ersten Jahr, das Sie mit EasyTime bearbeiten, die Vorteile der Klassenhistorie nutzen. Führen Sie dazu den oben beschriebenen Weg für das Vorjahr durch (also die Daten des Vorjahrs nach EasyTime übertragen, in EasyTime als erstes Schuljahr das Vorjahr anlegen usw.).

Szenario 2: EasyTime ist vorhanden, gp-Untis kommt neu hinzu.

Sie arbeiten bereits mit EasyTime, und möchten nun für die Stundenplangestaltung Untis verwenden.

Vorgehen:

• Sie erstellen in EasyTime Unterrichtsverteilung zunächst Ihre Unterrichtsverteilung.
• Dann exportieren Sie das aktuelle Schuljahr komplett. Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten nach gp-Untis exportieren'.
• Sie importieren alle Daten nach gp-Untis. Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten nach gp-Untis exportieren'.
• In gp-Untis können Sie nun alle Informationen nachtragen, die für die Stundenplanerstellung noch fehlen, und die Ihnen EasyTime nicht bereit stellen konnte.
• Erstellen Sie Ihre Stundenpläne.
• Nach der Erstellung der Stundenpläne übertragen Sie die Projektdaten wieder von gp-Untis nach EasyTime Unterrichtsverteilung. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen aktuell.

Szenario 3: EasyTime und gp-Untis in Folgejahren parallel verwenden

Das erste Schuljahr haben Sie erfolgreich mit EasyTime und gp-Untis verplant. Sie haben in beiden Programmen die Daten wie in Szenario 1 und 2 beschrieben abgeglichen und jetzt aktuelle Projekte vorliegen. Wie geht es jetzt weiter?

Vorgehen:

• Sie legen in EasyTime Unterrichtsverteilung das nächste Schuljahr an, und übernehmen dabei alle Werte aus dem Vorjahr. Damit werden auch alle Projektdaten, die EasyTime für gp-Untis zwischenspeichert, übernommen.
• Sie führen in den Stammdaten die Änderungen durch, die sich für das neue Schuljahr ergeben.
• Sie erstellen Ihre neue Unterrichtsverteilung.
• Dann exportieren Sie das aktuelle Schuljahr komplett. Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten nach gp-Untis exportieren'.
• Sie importieren alle Daten nach gp-Untis. Wie das genau geht, finden Sie im Kapitel 'Daten nach gp-Untis exportieren'.
• In gp-Untis können Sie nun alle Informationen nachtragen, die für die Stundenplanerstellung noch fehlen, und die Ihnen EasyTime nicht bereitstellen konnte. Diese Informationen werden normalerweise nur Fächer, Lehrer oder Klassen betreffen, die Sie für dieses Schuljahr in EasyTime neu erstellt haben.
• Erstellen Sie Ihre Stundenpläne.
• Nach der Erstellung der Stundenpläne übertragen Sie die Projektdaten wieder von gp-Untis nach EasyTime Unterrichtsverteilung. So halten Sie Ihre Daten in beiden Programmen aktuell.