Der Datenaustausch mit gp-Untis

Der Datenaustausch mit gp-Untis erlaubt es, alle für EasyTime Unterrichtsverteilung benötigten Daten aus Untis zu übernehmen, in EasyTime zwischenzuspeichern, und nach Erstellen der Unterrichtsverteilung wieder nach gp-Untis zurück zu übertragen.

Der Austausch erfolgt über sogenannte DIF-Dateien. Dieses Dateiformat wird von gp-Untis als Schnittstelle für die Zusammenarbeit bereit gestellt. In der Hilfe zu gp-Untis finden Sie unter diesem Stichwort auch eine genaue Beschreibung der DIF-Dateien.

Die Funktion zum Datenaustausch mit gp-Untis ist sehr mächtig und vielseitig. Um sie voll nutzen zu können, sollten Sie zunächst ein wenig mit ihr experimentieren.

Worauf müssen Sie achten?

Nie in beiden Programmen gleichzeitig arbeiten

Wenn Sie Daten von gp-Untis nach EasyTime Unterrichtsverteilung übertragen, speichert EasyTime die Daten, die es selbst nicht benutzen kann, zwischen, und gibt sie bei einer Rückübertragung nach gp-Untis unverändert wieder zurück.

gp-Untis ersetzt bei einem Datenimport alle vorhandenen Daten durch die importierten. Das heißt, alle Änderungen, die Sie in gp-Untis zwischen einem Datenexport nach EasyTime und dem Rückimport der Daten machen, gehen Ihnen verloren.

Sie sollten daher Ihre Projekte immer nur in einem der beiden Programme bearbeiten. Und zwar in dem, in das Sie zuletzt Ihre Daten übertragen haben. Bevor Sie dann mit dem anderen Programm weiter arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie in diesem Programm alle Daten in aktueller Form vorliegen haben.

Lehrbefähigungen

Für die Arbeit in gp-Untis sind Angaben zu den Lehrbefähigungen nicht unbedingt notwendig. In EasyTime URV brauchen Sie diese Angaben für die Zuteilung der Lehrkräfte in der Unterrichtsverteilung.

Leider lassen sich Angaben zu den Lehrbefähigungen nicht nach gp-Untis importieren. Wenn Sie diese Informationen nur in EasyTime benötigen, dann können Sie die Lehrbefähigungen in EasyTime Unterrichtsverteilung eintragen (wo das deutlich bequemer geht). Möchten Sie diese Informationen aber auch in gp-Untis verwenden, dann müssen Sie sie in diesem Programm eintragen und zusammen mit den anderen Stammdaten nach EasyTime übertragen.

Unterrichtszeiten

Für die Arbeit in gp-Untis brauchen Sie nicht anzugeben, wie viel Untericht eine Lehrkraft pro Woche zu geben hat. Für EasyTime Unterrichtsverteilung ist diese Zahl aber essentiell.

Wenn Sie in gp-Untis keine Zeiten angeben, stehen nach dem Import in EasyTime bei allen Lehrern null Stunden für den zu leistenden Unterricht.

Sie können die zu leistenden Unterrichtszeiten in EasyTime eintragen. Beim Übertragen der Daten nach gp-Untis steht der Wert auch in diesem Programm zur Verfügung.

Stundentafeln

Eine Stundentafel st in gp-Untis etwas völlig anderes als in EasyTime Unterrichtsverteilung:

• In gp-Untis enthält eine Stundentafel die Unterrichtszeiten für eine einzelne Klasse. Mehrere Klassen können sich zwar eine Tafel teilen, aber dann sind die Unterrichtszeiten für alle diese Klassen gleich (in gp-Untis finden Sie an verschiedenen Stellen für diese Stundentafeln auch den Begriff 'Schulform'). Die Stundentafeln sind optional und werden für die Erstellung der Stundenpläne nicht wirklich benötigt.
• In EasyTime enthält eine Stundentafel die Unterrichtszeiten für mehrere Jahrgänge. Die Stundentafeln sind ein grundlegendes Element in EasyTime Unterrichtsverteilung und werden bei der Unterrichtsverteilung zwingend benötigt.

Beim Datenaustausch müssen diese Stundentafeln ineinander konvertiert werden.

• Die Richtung von EasyTime Unterrichtsverteilung nach gp-Untis ist einfach. Aus jeder Jahrgangsstufe einer EasyTime-Stundentafel wird eine eigene Untis-Stundentafel.
• Umgekehrt sind aber einige Regeln zu beachten. EasyTime versucht aus den Untis-Stundentafeln typische EasyTime-Stundentafeln mit mehreren Jahrgängen zu machen. Sie können dem Programm durch passende Namen für die Stundentafeln in gp-Untis dabei helfen:
  
  EasyTime schaut nach, ob es im Namen einen Bindestrich (-) oder einen doppelten Doppelpunkt (::) gibt.
  Wenn hinter Bindestrich oder dopeltem Doppelpunkt nur noch Ziffern stehen, dann wird der Teil vor dem Trennzeichen (- oder ::) als Name für die EasyTime-Stundentafel, die Zahl dahinter als Jahrgangsstufe genommen.
  Gibt es auch hinter dem Trennzeichen noch Buchstaben, dann wird der gesamte Name als Name für die neue EasyTime-Stundentafel genommen.
  
  Beispiele:
  • Aus 'Ganztagsschule::5' bzw. 'Ganztagsschule-5' wird die 5. Jahrgangsstufe der Stundentafel Ganztagsschule
  • Aus ''AGs-1::5' bzw. 'AGs-1-5' wird die 5. Jahrgangsstufe der Stundentafel AGs-1.
  • Aus 'AGs-Sprachen' wird die Stundentafel AGs-Sprachen mit der Jahrgangsstufe 1.
    Im Namen 'AGs-Sprachen' gibt es nach dem Bindestrich keine Ziffern. EasyTime macht daraus eine Stundentafel mit der Jahrgangsstufe 1.

Wenn Sie in gp-Untis keine Stundentafeln definiert haben, müssen Sie nach dem Import der Daten in EasyTime Unterrichtsverteilung Stundentafeln anlegen und anschließend den einzelnen Klassen Stundentafel und Jahrgangsstufe zuweisen. Im Importbericht weist EasyTime Sie auf diese notwendigen Ergänzungen hin. Sie können diese Daten anschließend nach gp-Untis übertragen, sodass die Informationen darüber auch dort zur Verfügung stehen.