Variante 2: Verwendung paralleler Fächer

Die zugrunde liegende Idee ist, für die parallelen Kurse eines Faches ein Fach mehrmals in die Fächerliste von EasyTime einzutragen.

Sie verwenden für die gesamte Oberstufe eine Stundentafel. Pro Jahrgangsstufe legen Sie eine Klasse an. Für jeden Kurs, den Sie in einer Jahrgangsstufe haben, legen Sie ein eigenes Fach an.

Beispiel:

Wir nehmen dasselbe Beispiel wie im letzten Artikel. Sie haben in einer Jahrgangsstufe folgende Kursverteilung:

• in Musik einen Grundkurs
• in Deutsch und Englisch drei
• in Mathematik vier
• in allen anderen Fächern zwei Grundkurse

Dann gehen Sie folgendermaßen vor:

• Für Musik legen Sie nur ein Fach mu1 an, da es in diesem Fach ja nur einen Grundkurs gibt.
• Für Deutsch legen Sie drei Fächer d1, d2 und d3 für die drei Deutsch-Grundkurse an.
• Entsprechend legen Sie für Englisch die Fächer e1, e2 und e3 an. Damit können Sie in diesen beiden Fächern Unterricht in drei Kursen zuweisen.
• Für Mathematik legen Sie vier Fächer m1 bis m4 an.
• Alle anderen Fächer legen Sie jeweils zweimal an.

Entsprechend gehen Sie bei den Leistungskursen vor. Hier legen Sie natürlich nur die Fächer zusätzlich an, in denen an Ihrer Schule Leistungskurse angeboten werden. Beispiel: Gibt es in Deutsch zusätzlich zu den o.g. 3 Grundkursen 2 Leistungskurse, legen Sie dafür die beiden Fächer D1 und D2 an. Insgesamt haben Sie also für 5 Deutschkurse 5 Fächer angelegt.

Für die Datenübernahme in andere Programme wie z.B. Ihre Schulverwaltung ist die erste Variante die bessere. So lange Sie die Daten nur in EasyTime verwenden, ist die zweite Variante besser, da sie weniger Eingabeaufwand bedeutet.

Variante 1: Verwendung mehrerer Stundentafeln und Klassen

Die Idee hinter dieser Variante ist, für die parallelen Kurse eines Faches in EasyTime parallele Klassen mit unterschiedlichen Stundentafeln zu definieren. (Bezogen auf eine Jahrgangsstufe)

Sie legen für eine Jahrgangsstufe so viele Klassen an, wie Sie maximal Kurse in einem Fach haben. Für jede Klasse erstellen Sie eine eigene Stundentafel. Das machen Sie getrennt für Grundkurse und Leistungskurse.

Beispiel:

Sie haben in einer Jahrgangsstufe folgende Kursverteilung:

• in Musik einen Grundkurs
• in Deutsch und Englisch drei
• in Mathematik vier
• in allen anderen Fächern zwei Grundkurse

Die maximale Kurszahl in einem Fach ist also 4, deshalb legen Sie 4 Klassen an und geben jeder Klasse eine eigene Stundentafel:

• Stundentafel GK-1 – In allen Fächern sind Stundenzahlen eingetragen.
  Für alle Fächer können Sie damit Unterricht in einem Grundkurs zuweisen.
• Stundentafel GK-2 – In allen Fächern außer in Musik sind Stundenzahlen eingetragen. Bei Musik stehen 0 Stunden.
  Damit können Sie in allen Fächern außer Musik, wo es nur einen Kurs geben wird, Unterricht in einem zweiten Kurs zuweisen.
• Stundentafel GK-3 – Nur noch in Deutsch, Englisch und Mathematik sind Stundenzahlen eingetragen.
  Für Englisch, Deutsch und Mathematik erhalten Sie jeweils einen dritten Grundkurs, dem Sie Unterricht zuweisen können.
• Stundentafel GK-4 – Nur noch in Mathematik sind Stundenzahlen eingetragen.
  Mit dieser Stundentafel legen Sie den vierten Grundkurs für Mathematik fest.

Bei den Klassen richten Sie für diese Jahrgangsstufen vier Klassen für die Grundkurse ein. Der ersten wird Stundentafel GK-1 zugewiesen, der zweiten GK-2, der dritten Klasse GK-3, der vierten GK-4. Entsprechend gehen Sie bei den Leistungskursen vor. Hier haben Sie natürlich nur in den Fächern Stundenzahlen stehen, in denen an Ihrer Schule Leistungskurse angeboten werden.

Auf diese Weise können Sie die Unterrichtszeiten für die gymnasiale Oberstufe genauso bequem verteilen wie für die Klassen 1 bis 10.

Der Lehrerdialog mit den Schaltern zum Aus- und Abwählen der unterrichteten Fächer (Bild aus EasyTime 4.0.

(Eine Beschreibung des Dialogs finden Sie in der Hilfe: Die Beschreibung des Lehrer-Dialogs.

Die neuen Knöpfe sind vor allem für Grundschulen gedacht. Dort unterrichten fast alle Lehrer alle Fächer, und bisher war es recht umständlich, jedes einzelne Fach von Hand zu markieren. Macht man dasselbe für die Lehrkräfte einer Realschule oder eines Gymnasiums, dann verliert man viele Vorteile, die einem EasyTime bieten könnte:

• Beim Erstellen der Unterrichtsverteilung werden in der Auswahlliste nur die Lehrer angezeigt, bei denen das jeweilige Fach als ‘unterrichtetes Fach’ markiert ist. Sind alle Fächer bei allen Lehrern markiert, erkennt man keine fachfremden Lehrer mehr.
• Sind alle Fächer bei allen Lehrern markiert, wird außerdem die Auswahlliste in der Tabelle der Unterrichtsverteilung sehr lang und unübersichtlich.
• In der Lehrerübersicht (einer der Berichte, die EasyTime Unterrichtsverteilung bereitstellt) werden immer alle Fächer aufgeführt, die als ‘unterrichtete Fächer’ markiert sind, auch wenn die Lehrkraft in einem Fach keinen Unterricht hält. Damit erkennt der Planer sofort, in welchen Fächern eine Lehrkraft nicht unterrichtet, obwohl sie dafür qualifiziert ist. Diese Information wird wertlos, wenn alle Fächer markiert sind.
• Wenn alle Fächer als ‘unterrichtete Fächer’ markiert sind, werden die Ausdrucke der Lehrerübersicht außerdem sehr lang.

Alle diese Punkte sprechen dafür, sich zu Beginn ein klein wenig mehr Zeit zu nehmen und die ‘unterrichteten Fächer’ der einzelnen Lehrkräfte sauber einzutragen.

Anmerkung zur Neuveröffentlichung:
Der beschriebene Sachverhalt gilt ohne Einschränkung auch in der aktuellen Version (EasyTime 4.2).

Wie zu erwarten, ergaben sich bei den Beta-Testern noch einige Fehler, die im Programm steckten. Fast alle bezogen sich auf die Untis-Schnittstelle, und alle konnten beseitigt werden. Aber ein überraschendes Ergebnis, mit dem nun wirklich niemand gerechnet hatte, war: Das Programm ist zu langsam! Einer der Tester schickte mir DIF-Dateien zu einem Projekt mit mehr als hundert Fächern und rund 50 Klassen und Lehrkräften. Wir testen hier auch auf älteren Rechnern, und bei einem dauerte der Import dieser Daten sage und schreibe eineinhalb Minuten. Nun dürfte ein Projekt dieser Größe eine Ausnahme sein, aber die Schulträger sind ja nicht gerade bekannt dafür, Schulen mit der modernsten Infrastruktur auszustatten. Wir sahen uns daher gezwungen, die Performance des Programms deutlich zu verbessern. Und das ist uns auch gelungen. Auf dem genannten Computer dauert der Import jetzt noch ganze 20 Sekunden. Trotz der doch recht umfangreichen zusätzlichen Arbeiten und Tests glauben wir aber, den Erscheinungstermin 1. Mai für EasyTime 2.0 einhalten zu können.

Anmerkung zur Neuveröffentlichung:
Dieser Artikel wurde ursprünglich im April 2006 für EasyTime 2.0 geschrieben, aber was darin über das Tuning des Programms steht, ist immer noch aktuell. Wir wenden immer noch einiges an Zeit und Arbeit dafür auf, EasyTime auch für langsame Computer und große Unterrichtsverteilungen schnell und speicherschonend zu machen.

Der tatsächliche Erscheinungstermin war dann übrigens der 8. Mai 2006, also eine Woche später als angekündigt.

Die Entwicklungsgeschichte der Datenschnittstelle zu gp-Untis

Die ursprüngliche Idee war, zwei Funktionen anzubieten:

• Es sollte möglich sein, die fertige Unterrichtsverteilung aus EasyTime für gp-Untis übernehmen zu können und daraus dann von gp-Untis den Stundenplan generieren zu lassen.
• Gleichzeitig sollte es möglich sein, die Stammdaten (Fächer, Klassen, Stundentafeln und Lehrkräfte) für EasyTime aus gp-Untis zu übernehmen, um sich die doppelte Eingabe dieser Daten zu ersparen.

Sehr schnell stellte sich heraus, dass sich mit dem Erstellen einer Unterrichtsverteilung auch die Stammdaten ändern. gp-Untis speichert zum Beispiel in den Datensätzen zu den Lehrern auch die bereits verplanten Unterrichtsstunden ab. Damit mussten die Stammdaten auch von EasyTime nach gp-Untis exportiert werden können, weil sich sonst inkonsistente Projekte ergeben.

gp-Untis bietet zahlreiche Import- und Exportformate an. Leider lassen sich bei weitem nicht mit allen Formaten alle Daten exportieren oder importieren, die für EasyTime nötig sind. Als das geeignetste Format haben sich schließlich die sogenannten DIF-Dateien erwiesen, mit denen sich ein komplettes Untis-Projekt exportieren und – bis auf die Lehrbefähigungen – auch importieren lässt.

Die Exportmöglichkeiten in gp-Untis.

Leider lassen sich bei diesem Format nur komplette Datensätze importieren oder exportieren. Das heißt, ich kann zum Beispiel die Informationen zu einer Lehrkraft komplett nach gp-Untis importieren – oder gar nicht. Nur die von dieser Lehrkraft geleistete Unterrichtszeit zu importieren geht nicht.

Wir standen also vor dem vertrackten Problem, dass EasyTime für einen Export nach Untis Daten bereitstellen muss, die es gar nicht kennt – weil diese Daten sonst in gp-Untis verloren gehen würden. Wir haben dieses Problem gelöst – mit erheblichem Aufwand für uns und ein klein wenig Arbeitsdisziplin bei Ihnen.

Herausgekommen ist dabei eine Datenschnittstelle, mit der Sie tatsächlich komplette EasyTime- und gp-Untis-Projekte zwischen beiden Programmen austauschen und bearbeiten können. Details erfahren Sie in meinem nächsten Artikel zu diesem Thema.

• Wir wollten speziell den Nutzern einen zusätzlichen Vorteil bieten, die bereits seit letztem Jahr mit EasyTime Unterrichtsverteilung arbeiten.
• Der Wunsch, die Statistik- und Verwaltungsfunktionen für die Lehrerverwaltung zu verbessern, wurde schon mehrfach an uns herangetragen, und diese Funktion spart erheblich Arbeitszeit ein.
• Der Stundenausgleich ließ sich problemlos und schnell einbauen.

Was genau macht der Stundenausgleich?

Meistens gehen bei einer Stundenplanung nicht für alle Lehrkräfte einer Schule die Arbeitsstunden genau auf. Bei einigen Kollegen bleiben Reststunden übrig, andere Kollegen müssen etwas mehr arbeiten als sie laut Deputat müssten. Diese Fehlstunden müssen im Folgejahr ausgeglichen werden. Bei einer Stundenplanerstellung von Hand heißt das:
Für jede einzelne Lehrkraft die Fehlstunden aus dem Vorjahr rausschreiben und im aktuellen Schuljahr dazuzählen oder abziehen.
Das dauert lange und ist anfällig für Fehler.
EasyTime automatisiert diese Arbeit jetzt. Wenn Sie ein neues Schuljahr anlegen, können Sie auswählen, ob Sie die Fehlstunden aus dem alten Schuljahr übernehmen möchten oder nicht.

Ausgleichsstunden bei Anlegen eines neuen Schuljahres übernehmen (Bild aus EasyTime 3.0)

Wenn Sie die Fehlstunden übernehmen, dann tauchen diese Werte in der Liste der Lehrkräfte wieder auf.

Übernommene Fehlstunden in der Lehrerliste im neuen Schuljahr (Bild aus EasyTime 3.0).

Hat ein Kollege im Letzten Jahr zu wenig Unterricht geleistet, dann wird der Fehlbetrag dieses Jahr zu seiner zu leistenden Unterrichtszeit dazu gezählt. Hat er mehr Unterricht gehalten als laut Deputat nötig, dann wird umgekehrt der Fehlbetrag in diesem jahr von seinen zu leistenden Unterrichtsstunden abgezogen.

Wie bei allen anderen automatischen Vorgängen in EasyTime können Sie auch hier jederzeit korrigierend eingreifen. Die Werte für die Ausgleichsstunden lassen sich jederzeit nachträglich verändern oder bearbeiten.

Anzahl der Fehlstunden im Bearbeitungsfenster für die Lehrkräfte (Bild aus EasyTime 3.0).

• Auswählen:
  Sie haben sicherlich kein Interesse daran, Mitteilungen darüber zu lesen, wann welche Version veröffentlicht wurde (und wenn, dann finden Sie diese Information auch auf unserer Update-Seite). Also müssen wir uns alle Artikel ansehen, ob sie für Leser noch aktuell sind oder nicht.
• Korrigieren:
  Wenn wir die Texte schon lesen, können wir sie auch Korrektur lesen. Wir haben daher bei der Gelegenheit auch Rechtschreib- und Grammatikfehler entfernt.
• Anpassen:
  Die meisten Artikel beziehen sich auf alte EasyTime-Versionen. Wo es notwendig war, haben wir Informationen aktualisiert und angepasst.

Aber nun sind die ersten der alten Artikel überarbeitet und können wieder veröffentlicht werden.

In den nächsten Tagen werden wir die besten Artikel aus dem alten System hier wieder online stellen.